ما هي أتمتة سير العمل؟ التعريف والأنواع والمزايا وحالة الاستخدام والأمثلة

جدول المحتويات

ما هي أتمتة سير العمل؟

يتم تعريف أتمتة سير العمل على أنها تصميم العمليات وتنفيذها وأتمتتها بناءً على قواعد سير العمل الحالية. من خلال الأتمتة، يتم توجيه المهام البشرية أو البيانات أو الملفات بين الأشخاص أو أجهزة الكمبيوتر وفقًا لمعايير العمل المحددة مسبقًا.

فهو يعمل على تحسين العمليات عن طريق استبدال المهام اليدوية ببرنامج يعمل على أتمتة العملية بأكملها أو جزء منها. ويتم تحقيق ذلك من خلال برنامج يشتمل على وظائف ذات تعليمات برمجية منخفضة وسحب وإفلات وواجهات مستخدم سهلة الاستخدام.

إذا كنت تريد معرفة ما هو سير العمل، فاقرأ هذه المقالة. ستناقش هذه المقالة أتمتة سير العمل وأنواعها ومزاياها وحالات الاستخدام وكيفية إنشاء مسارات عمل آلية باستخدام البرنامج.

أنواع أتمتة سير العمل

هناك نوعان من أتمتة سير العمل، سير عمل العمليات التجارية وسير عمل العمليات الروبوتية.

أتمتة العمليات التجارية

إن نهج إدارة العمليات التجارية (BPM) هو الطريقة التي تقوم بها الشركات ببناء العمليات لخدمة عملائها بشكل أفضل. إنه يعزز سير عمل العمليات التجارية نحو كفاءة أكبر لتحقيق أهداف العمل ذات المهام الحرجة.

يقوم برنامج أتمتة سير العمل بأتمتة سير عمل العمليات التجارية لتحسين العمليات التي تم إجراؤها يدويًا في السابق. على سبيل المثال، تعد ميزات الملء التلقائي والماكرو في Excel من الأمثلة المبكرة لأتمتة العمليات.

أتمتة العمليات الروبوتية

يوجد اليوم برنامج يعمل على أتمتة العمليات الروبوتية (المعروفة باسم أتمتة العمليات الروبوتية أو RPA). مصممة للروبوتات لأداء عمل مشابه للبشر.

يمكن للروبوتات اكتشاف المعلومات الأكثر صلة والتوصية بها لحل مشكلات المعالجة. يمكنهم أيضًا المساعدة في استفسارات مكتب المساعدة ومصادقة تسجيل الدخول ومشكلات المعالجة. علاوة على ذلك، يمكنهم أيضًا العمل جنبًا إلى جنب مع تكنولوجيا المعلومات والمجالات الأخرى لدعم العمليات الإدارية.

تعد أتمتة سير العمل اسمًا تقنيًا لما كان يمارس منذ مئات السنين. خلال الثورة الصناعية، كانت خطوط التجميع والتصنيع والزراعة هي الصناعات الأولى التي تستخدم عمليات RPA. ومع ذلك، كانت هذه البرامج تعتمد على الآلة وليس على البرمجيات.

لماذا يتم استخدام أتمتة سير العمل؟

من خلال أتمتة سير العمل لديك، يمكنك تحسين العمليات التي يتم التعامل معها يدويًا بواسطة الأشخاص بشكل كبير. تؤدي أتمتة سير العمل إلى زيادة ما يلي:

• كفاءة

• إنتاجية

• دقة

• مسئولية

• الرضا الوظيفي

اعرف المزيد: ما هو محرك سير العمل؟

حالات استخدام أتمتة سير العمل

يمكن أن تستفيد معظم عمليات سير العمل من الأتمتة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء وأتمتة جميع إجراءات الموافقة الخاصة بأعضاء الفريق أو أوراق تأهيل الموظفين للموارد البشرية.

يمكنك العثور على برامج أتمتة سير العمل في معظم القطاعات الصناعية:

تصنيع

لقد غيرت أتمتة سير العمل مشهد التصنيع. يتكيف مع التغيرات في العرض وهياكل الشركة. يمكن للتصنيع أتمتة طلبات الشراء، وتبادلات إدارة العقود، ومشاريع تطوير المنتجات في السوق.

فهو يلغي التكرار، ويقلل من مشاكل مراقبة الجودة، ويقلل المشتريات والميزانية والموافقة على سلسلة التوريد وأوقات الدورات.

تمويل

تعمل الأتمتة على تحسين اتساق الدفع، وتقليل التزامات الامتثال، وتسمح بدقة أعلى في التنبؤ وتحصيل الإيرادات.

تسويق

تستخدم عمليات عمليات التسويق (MOPS) أتمتة سير العمل للحملات التسويقية وقنوات الاتصال بالعملاء ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية وتحليل السوق.

مبيعات

تعد إدارة سير العمل أيضًا إحدى ميزات برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM). إنه يبسط خدمة العملاء وملء النماذج والتعاون بين الإدارات. على سبيل المثال، قد يقوم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) بأتمتة تنبيهات تدفق الموافقة وتحديث لوحة المعلومات الداخلية عندما يكمل العميل إجراءً معينًا، مثل التوقيع على مستند أو إدخال المعلومات.

إدارة الأنظمة

تكنولوجيا المعلومات كخدمة (ITaaS) هي نموذج برمجي يقدم خدمات سحابية مُدارة للمؤسسات ويتضمن برمجة سير العمل.

يقوم برنامج أتمتة سير العمل بتنفيذ عناصر تحكم مركزية لتكوين شبكات الشركة وتنفيذها وإدارتها.

عمليات تكنولوجيا المعلومات

تساعد أتمتة سير العمل في إدارة مستخدمي الشبكة عبر العديد من الأقسام، مثل فرق المبيعات والمالية والقانونية والإدارية. تعتبر هذه الأتمتة مفيدة لعمليات الشبكة الداخلية.

كيفية أتمتة سير العمل الخاص بك

فيما يلي خمس خطوات تتضمن تنفيذ خطة أتمتة سير العمل

تحديد عملية متكررة

أولاً، اكتشف العملية المتكررة واليدوية في عملك. ثم قم بإشراك الموظفين المسؤولين عن العملية والنظر في مدخلاتهم.

تحديد الأهداف

بعد ذلك، قم بالتعبير بوضوح عن الفائدة التي تريدها من أتمتة مهمة معينة وإيصالها إلى الموظفين المسؤولين. على سبيل المثال، يمكن أن تكون أهدافك هي – زيادة عائد الاستثمار، وتحسين أوقات الدورات، وتعزيز كفاءة الفريق.

تدريب الفريق

الجزء الأكثر أهمية في كل مبادرة هو التنفيذ الناجح. وبالمثل، يعتمد نجاح أتمتة سير العمل على تدريب واستعداد الموظفين المسؤولين عن إدارتها. لذلك، قم بتشجيع ملاحظاتهم بشكل واضح، وإيصال الأهداف والفوائد إلى أصحاب العملية.

تصميم سير العمل

قم ببناء العملية في أداة إدارة سير العمل. قم بإنشاء نموذج، وحدد سير العمل، وقم بتعيين الأذونات والقواعد لكل خطوة ولكل أصحاب المصلحة.

قياس مؤشرات الأداء الرئيسية وعائد الاستثمار

وأخيرا، من الضروري تقييم أرقام ما بعد التنفيذ ومقارنتها بالنتائج السابقة. سيساعدك هذا التحليل في تحديد ما إذا كنت قد حققت أهدافك أم لا.

اعرف المزيد: ما هي عملية سير العمل؟

كيفية أتمتة سير العمل باستخدام برنامج أتمتة سير العمل

لأتمتة سير العمل الخاص بك، يجب أن تكون قد حددت عملية سير العمل. يعد إنشاء عملية سير عمل أمرًا بسيطًا بمجرد أن تفهم بشكل أفضل كيفية استخدام اللوحات البيضاء على الإنترنت. إنها أدوات ممتازة لإنشاء مخططات سير العمل لأنها تسمح لك بدمج فريقك بأكمله وتعزيز بيئة التعاون.

ليس من الصعب أتمتة سير العمل في مؤسستك. في الواقع، يمكنك أتمتة سير العمل، وتخطيطها وبنائها بيانيًا لتقليد العمليات الحالية أو تحسينها. باستخدام واجهة السحب والإفلات لإضافة المهام وتنظيمها.

يتم عرض العملية بشكل ثابت وتقييمها من قبل جميع أصحاب المصلحة للتأكد من دقتها. بمجرد اكتمال التصميم الثابت، يبدأ تطوير العملية الفعلية، بما في ذلك النماذج والمهام والمستلمين والتنبيهات/الإشعارات.

برامج أتمتة سير العمل

أفضل البرامج لأتمتة سير العمل الخاص بك تشمل Process Maker وIntegrify وKissflow وFlokzu وComindware Tracker وNintex. عادة، ستتضمن أدوات إدارة العمليات التجارية (BPM)، أو حزمة البرامج الأوسع، مثل أتمتة التسويق أو إدارة علاقات العملاء (CRM) برنامج أتمتة سير العمل.

حاشية ختامية

نأمل أن تكون هذه المقالة قد ساعدتك على فهم كيف يمكن أن تكون أتمتة سير عملك أداة فعالة بشكل لا يصدق لتحسين كفاءة عملك بشكل عام. إذا كنت تريد معرفة المزيد حول اللوحات البيضاء عبر الإنترنت، فاطلع على IdeaScale Whiteboard .