المخطط التنظيمي هو تمثيل رسومي لهيكل الشركة. تستخدم الشركات المخططات التنظيمية لتوضيح هيكلها حتى يفهمه جميع الموظفين. تساعد هذه المخططات كل شخص في الشركة على فهم وظائفه والمشرفين المباشرين ومسؤولياته ومساءلته. تتناول هذه المقالة مزايا المخططات التنظيمية.
مزايا المخططات التنظيمية
هناك العديد من الأنواع المختلفة للمخططات التنظيمية. من الضروري العثور على المنتج الذي يناسب احتياجات شركتك. ومن المهم بنفس القدر تحديث الرسوم البيانية الخاصة بك بانتظام لأنها يمكن أن تصبح قديمة على الفور. بغض النظر عن مدى تعقيد شركتك، يجب أن يكون المخطط التنظيمي الخاص بك وثيقة ديناميكية حية.
أدناه، ناقشنا فوائد المخططات التنظيمية لفرقك:
1. يمكن لكل موظف رؤية دوره
تتيح المخططات التنظيمية للموظفين الجدد أن يتعلموا بسرعة موقعهم في الشركة، ودورهم، ومن يقدمون تقاريرهم إليه، وما إلى ذلك. على سبيل المثال، عندما ينضم موظفون جدد إلى شركة ما، فقد يعرفون المشرفين المباشرين عليهم منذ فترة الإعداد. ومع ذلك، لم يلتقوا بأي شخص داخل الفريق أو خارجه.
لذلك، إذا قال أحد الزملاء أثناء أحد الاجتماعات شيئًا مثل، “لقد تحدثت مع جيمس بشأن أ. إنهم ينتظرون أن يقوم كريج بتنفيذ ب حتى يتمكن بول من الموافقة على ج.” الموظف الجديد سيكون لديه العديد من الأسئلة مثل من هم هؤلاء الأشخاص؟ هل نعمل في نفس القسم؟ ما هي عناوينهم؟ ، إلخ.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه المخطط التنظيمي. إذا كان الموظف الجديد لديه المخطط التنظيمي، فسيتمكن من الحصول على إجابات لجميع هذه الأسئلة.
2. تحتوي المخططات التنظيمية على الكثير من المعلومات
لنفترض أنك موظف جديد، ويمكنك عرض كل اسم ومسمى وظيفي واتصال التقارير على الفور من خلال النظر إلى رسم تخطيطي في نظام الموارد البشرية بشركتك.
تضع بعض الشركات معلومات الاتصال على مخططاتها التنظيمية. إذا قام الموظفون بفحصها لمعرفة هيكل إعداد التقارير، فسيكون لديهم المعلومات التي يحتاجونها للتفاعل مع الشخص الصحيح.
يمكن للموظف الجديد الذي يفهم مكانه في العمل والتسلسل القيادي التركيز على إتقان واجبه. عند البحث عن المعلومات الأساسية مثل معلومات الاتصال، قد يفقد الموظفون حماسهم بسرعة للمتابعة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن المخطط الهيكلي ليس مخصصًا للموظفين الجدد فقط. من المهم أن يكون لديك مخطط تنظيمي يحتوي على ميزة توضح تاريخ التوظيف وتاريخ الترقية. يميل الموظفون إلى الشعور بقدرتهم على التقدم في مهنهم إذا رأوا أن أقرانهم يتقدمون. كثيرًا ما يغادر الموظفون بسبب قلة فرص الترقية. إذا كان مالك شركتك يضع قيمة عالية على نمو الموظفين، فيمكن للمخطط التنظيمي أن يوضح ذلك للموظفين الحاليين.
3. يحسن التواصل وتدفق المعلومات
يتيح وجود مخطط تنظيمي للموظفين التعرف بسرعة على من يجب عليهم تقديم التقارير ومن يجب الاتصال بهم لحل مشكلة أو استفسار. يساعد التدفق السلس للمعلومات داخل المؤسسة على تسريع عملية اتخاذ القرار. يسهل المخطط التنظيمي المحدد جيدًا التواصل بين الإدارات، مما يزيد من الكفاءة العامة في شركتك. وهذا ينطبق بشكل خاص على الشركات الكبيرة التي لديها أقسام متعددة.
استخدمت الشركات المرنة التكنولوجيا الذكية أثناء الوباء وطوّرت أساليب تعاون مبتكرة. قد تجد الفرق التي لم تعد موجودة في نفس المنطقة المادية صعوبة في التواصل بشكل فعال. يعد المخطط التنظيمي الرقمي الذي يمكن للموظفين ومديري الأقسام الوصول إليه على مدار 24 ساعة يوميًا وسبعة أيام في الأسبوع أمرًا ضروريًا، خاصة للفرق التي تعمل عن بُعد.
4. يحفز الموظفين
يمكن أيضًا أن يكون المخطط التنظيمي المصمم جيدًا بمثابة خارطة طريق للتقدم الوظيفي والترقية. إنها تسمح للشركات بتوفير مسارات وظيفية جيدة للموظفين المبتدئين.
على سبيل المثال، قد يرى مساعد التسويق المبتدئ من المخطط التنظيمي أنه يمكنه التقدم إلى مناصب خبير تسويق، ومسوق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، ومشرف تسويق رقمي، ومدير تسويق، وفي النهاية مدير التسويق. قد تكون رؤية الرسم البياني لشركتك في ضوء ذلك حافزًا ممتازًا للموظفين الذين يريدون معرفة أنه يمكنهم تطوير حياتهم المهنية داخل مؤسستهم.
5. يساعد في إدارة عبء العمل
يسهل المخطط التنظيمي المُدار بشكل جيد تصور مهام الأشخاص. وهذا مناسب بشكل خاص لتقييم مسؤوليات المديرين لأنه يوضح عدد الموظفين الذين يشرفون عليهم، وفي بعض الحالات، عدد الأقسام التي يشرفون عليها.
تعرف على المزيد: الهيكل التنظيمي مقابل المخطط التنظيمي
حاشية ختامية
هناك العديد من المزايا للمخططات التنظيمية للشركات. إنها تسهل على الموظفين فهم الهيكل التنظيمي ومعرفة مسؤولياتهم. لتحقيق أقصى استفادة من المخطط التنظيمي، من الضروري تحديثه بانتظام حتى لا يصبح قديمًا.
