ما هو محرك سير العمل؟
يتم تعريف محرك سير العمل على أنه برنامج يقوم بأتمتة سلسلة من المهام، ويقودها خطوة بخطوة بناءً على عمليات محددة مسبقًا. بالإضافة إلى أتمتة المهام، يمكن لمحركات سير العمل اتخاذ قرارات لتوجيه النهج نحو الخطوة الأكثر كفاءة، وبالتالي تقليل وقت اتخاذ القرار للموظفين. تقوم محركات سير العمل بتنفيذ هذه الوظائف من خلال استجابة محددة التوقيت.
كيف أحدثت محركات سير العمل ثورة في إدارة العمليات في الشركات
تقليديًا، كانت الشركات تنفذ معظم سير العمل من خلال الأوراق أو رسائل البريد الإلكتروني للحصول على الموافقات العملية. ومع ذلك، تحولت الشركات إلى أدوات إدارة سير العمل لأتمتة سير عملها في السنوات الأخيرة. تسمح هذه البرامج للشركات بأتمتة سير عملها من أجل السرعة والكفاءة والتخلص من التكرار لتحسين الإنتاجية الإجمالية.
تأتي معظم هذه البرامج مزودة بأدوات إنشاء سير العمل المضمنة، والتي تتيح للمستخدمين إنشاء سير عمل وأتمتته دون الحاجة إلى البرمجة. يتيح منشئ سير العمل للمستخدمين جدولة المهام بترتيب تسلسلي، وتعيين المهام ديناميكيًا استنادًا إلى البيانات الموجودة في النموذج، وتضمين الشروط والاستثناءات وما إلى ذلك.
محركات سير العمل عبارة عن نصوص برمجية مبرمجة مسبقًا تنفذ خطوات بناءً على تصميم سير العمل لديك، أي كيفية تدفق المهام من مرحلة إلى أخرى. في الأساس، محرك سير العمل هو جزء من التعليمات البرمجية المدمجة في البرنامج الذي ينقل المهمة من خطوة إلى أخرى.
تجدر الإشارة إلى أن محرك سير العمل ليس له رأي في “كيفية” تنفيذ سير العمل. بدلا من ذلك، فإنه يتبع التصميم وينفذ المهام.
الميزات الرئيسية لمحرك سير العمل
تتيح محركات سير العمل لموظفيك أداء مهام يدوية أقل تكرارًا. تشتمل معظم خيارات البرامج المتوفرة على بعض أو كل هذه الميزات:
- تكوين منخفض الكود
- الإدارة مع المصممين المرئيين
- أدوات إنشاء سير العمل المرئية بالسحب والإفلات
- التحكم في الإصدار
- مصادقة المستخدم للتحكم في الوصول
- تخصيصات قائمة على التعليمات البرمجية وسهلة الاستخدام من قبل المطورين
- دعم للتشغيل على مدى فترة طويلة، لدورات حياة عملية أطول
اعرف المزيد: ما هي عملية سير العمل؟
فوائد محرك سير العمل
يوفر محرك سير العمل المناسب شفافية كاملة لكل مهمة، مما يجعل من السهل على الجميع مساءلة أنفسهم عن عملهم. فيما يلي بعض المزايا الإضافية لمحركات سير العمل التي تجعلها تستحق العناء،
التدفق السلس للبيانات
تسمح محركات سير العمل بتدفق البيانات والمستندات والمهام والأحداث بشكل متناغم.
زيادة الرؤية
يحصل كل موظف على حق الوصول إلى معلومات المهمة، مما يسهل إنجازها في الوقت المحدد.
تقليل الاختناقات
تسمح لك محركات سير العمل بتحديد حالات التكرار والتخلص منها بسرعة نظرًا لأن كل مهمة وعملية تتسم بالشفافية.
يحسن الكفاءة ويقلل التكاليف
تعمل محركات سير العمل على تقليل الأنظمة التقليدية بشكل كبير مثل رسائل البريد الإلكتروني والمستندات والمذكرات. ومن ثم توفير المال والموارد دون فقدان البيانات.
حالات الاستخدام
فيما يلي بعض حالات الاستخدام الأكثر شيوعًا لمحركات سير العمل:
تأهيل الموظفين
وفقًا لبحث أجرته مجموعة براندون هول، فإن الشركات التي لديها عمليات تأهيل قوية لديها نسبة احتفاظ أعلى بالموظفين بنسبة 82 بالمائة وإنتاجية أكبر بنسبة 70 بالمائة.
علاوة على ذلك، تعتمد حوالي 58 بالمائة من المؤسسات على عمليات تأهيل الموظفين اليدوية، مما يؤدي إلى تجربة موظفين مجزأة ومحبطة.
وبالتالي، يمكن للمنظمة تطوير عملية تأهيل استراتيجية وليست إدارية باستخدام محركات العمل.
عمليات الموافقة
تقليديا، أدت عمليات الموافقة اليدوية إلى تكاليف كبيرة. وللتوضيح، تشير بيانات مركز استراتيجية المشتريات المتقدمة إلى أن متوسط التكلفة المتكبدة لكل أمر شراء يتراوح بين 50 إلى 1000 دولار، اعتمادا على الصناعة.
يمكن أن يؤدي استخدام محرك سير العمل إلى تقليل هذه التكاليف بشكل كبير من خلال الأتمتة. على سبيل المثال، قد تبدو عملية الموافقة التلقائية كما يلي:
- يقوم الموظف بتقديم طلب شراء
- يتم توجيه طلب الموافقة تلقائيًا إلى المشرف
- بمجرد التوقيع، يتم إرسال الموافقة مرة أخرى إلى الموظف
وبالتالي، السماح للموظف بتتبع حالة الطلب بسهولة دون قضاء الوقت في تعقب المشرف للحصول على التوقيع.
اعرف المزيد: أتمتة سير العمل
الأسئلة الشائعة
ما هو محرك قواعد العمل؟
يحتوي محرك قواعد العمل على مجموعة من الشروط المضمنة في برنامج إدارة سير العمل الخاص بك والذي ينفذ عملية ما بشرط استيفاء بعض الشروط المحددة. فهو يضع معايير لكيفية أداء البرنامج ضمن معايير محددة.
فيما يلي مثال لكيفية تطبيق محركات القواعد لموقع التجارة الإلكترونية على بوابة الدفع الخاصة به:
- قم بتطبيق خصم 20% للطلاب على السلعة إذا قدم المشتري ما يثبت التحاقه بالجامعة.
هل تحتاج إلى محرك قواعد العمل أو محرك سير العمل؟
لتحسين سير العمل بشكل كامل، تحتاج إلى كليهما. يربط محرك سير العمل الفرق لتبسيط العمليات اليومية. يعد محرك قواعد العمل مكونًا مهمًا للحل الأوسع، خاصة بالنسبة للشركات التي لديها مجموعة معقدة من القواعد.
حاشية ختامية
لتلخيص ذلك، يتضمن تحسين سير العمل تبسيط سير عمل فريقك لإنجاز المزيد بموارد أقل. علاوة على ذلك، يلعب محرك سير العمل دورًا حاسمًا في تشغيل المهام لضمان استمرار تقدم العمليات. كما أنه يبسط تدفق البيانات، ويزيد من الرؤية عبر الفرق، ويزيل الاختناقات، ويقلل التكاليف.
باستخدام IdeaScale Whiteboard ، يمكنك البدء في إنشاء مهام سير العمل المخصصة الخاصة بك وتشغيلها تلقائيًا باستخدام أداة إدارة سير العمل.
