جدول المحتويات
ما هو التحسين المستمر؟
يتم تعريف التحسين المستمر، الذي يشار إليه غالبًا باسم عملية التحسين المستمر (CIP) أو إدارة التحسين المستمر (CIM)، على أنه جهد منهجي ومستمر لتحسين المنتجات أو الخدمات أو العمليات بمرور الوقت. الهدف الأساسي للتحسين المستمر هو إجراء تغييرات صغيرة وإيجابية بشكل تدريجي تؤدي مجتمعة إلى تحسينات كبيرة في الكفاءة والجودة والأداء العام.
تشمل الخصائص الرئيسية للتحسين المستمر ما يلي:
- نهج تكراري: التحسين المستمر هو عملية متكررة تتضمن إجراء تغييرات صغيرة ومتزايدة على الممارسات الحالية. إنها دورة مستمرة من التخطيط وتنفيذ التغييرات وتقييم النتائج وتعديل النهج بناءً على التعليقات.
- ادخال الموظفين: ويؤكد على مشاركة الموظفين على جميع المستويات في المنظمة. غالبًا ما يتمتع العاملون في الخطوط الأمامية برؤى قيمة حول العمليات اليومية ويمكنهم المساهمة بأفكار للتحسين.
- اتخاذ القرارات المبنية على البيانات: يعتمد التحسين المستمر على البيانات ومقاييس الأداء لتقييم تأثير التغييرات. وتضمن عملية صنع القرار المستندة إلى البيانات أن تستند التحسينات إلى نتائج قابلة للقياس بدلاً من الافتراضات.
- حل المشاكل: أنها تنطوي على تحديد ومعالجة المشاكل بشكل منهجي. فبدلاً من التفاعل مع المشكلات عند ظهورها، يشجع التحسين المستمر على اتباع نهج استباقي لحل المشكلات.
- فلسفة الكايزن: غالبًا ما يرتبط التحسين المستمر بفلسفة كايزن، وهو مصطلح ياباني يعني “التغيير نحو الأفضل”. تركز كايزن على إجراء تغييرات صغيرة ومستمرة لتحسين العمليات والأنظمة.
- الجانب الثقافي: إنها عقلية ثقافية بقدر ما هي مجموعة من المنهجيات. تشجع المنظمات التي تتمتع بثقافة التحسين المستمر الموظفين على البحث عن فرص للتحسين والابتكار.
- التركيز على العملاء: يضع التحسين المستمر تركيزًا قويًا على تلبية توقعات العملاء أو تجاوزها. الهدف هو تقديم المنتجات أو الخدمات التي توفر قيمة للعملاء باستمرار.
- القدرة على التكيف: المنظمات التي تعمل على التحسين المستمر قادرة على التكيف مع التغيير. وهم يدركون أن بيئة الأعمال ديناميكية، وأن التحسين المستمر ضروري للبقاء في المنافسة.
- مبادئ Lean و Six Sigma: Lean وSix Sigma هما منهجيات تستخدم غالبًا في جهود التحسين المستمر. يركز Lean على التخلص من الهدر وتحسين العمليات، بينما يهدف Six Sigma إلى تقليل التباين والعيوب في العمليات.
- حلقات ردود الفعل: يتضمن التحسين المستمر حلقات ردود الفعل في مراحل مختلفة من العملية. تساعد المراجعات والتقييمات المنتظمة في تحديد ما يعمل بشكل جيد، وما يحتاج إلى تحسين، وأين تكون التعديلات ضرورية.
- تدريب الموظفين: تستثمر المنظمات في برامج التدريب لتطوير مهارات ومعرفة الموظفين في منهجيات التحسين المستمر. وهذا يضمن أن القوى العاملة مجهزة للمساهمة بنشاط في مبادرات التحسين.
- محاذاة الهدف: تتماشى أنشطة التحسين المستمر مع الأهداف الإستراتيجية للمنظمة. تهدف التحسينات إلى تحقيق أهداف محددة تساهم في النجاح الشامل للأعمال.
- الاستدامة: التحسين المستمر ليس مشروعًا لمرة واحدة؛ إنه التزام طويل الأمد. تدرك المنظمات التي تتبنى ثقافة التحسين المستمر أن الحفاظ على النجاح يتطلب بذل جهود مستمرة للتكيف مع العمليات وتعزيزها.
ومن خلال تبني التحسين المستمر، تهدف المؤسسات إلى تعزيز ثقافة الابتكار والكفاءة والقدرة على التكيف، مما يمكنها من التغلب على تحديات بيئة الأعمال سريعة التغير.
نموذج التحسين المستمر
هناك العديد من نماذج التحسين المستمر التي يمكن للمؤسسات اعتمادها لتوجيه جهودها في تعزيز العمليات والأداء بشكل منهجي. أحد النماذج المعترف بها على نطاق واسع هو دورة “خطط-نفذ-تحقق-تصرف” (PDCA)، والمعروفة أيضًا باسم دورة ديمنج أو دورة شوهارت. تم تطوير دورة PDCA بواسطة والتر شوهارت ونشرها دبليو إدواردز ديمينج، وهي عبارة عن إطار بسيط وفعال للتحسين المستمر. فيما يلي نظرة عامة على دورة PDCA:
1. الخطة (ع)
- تحديد الأهداف: حدد بوضوح أهداف وغايات مبادرة التحسين.
- جمع البيانات: جمع البيانات ذات الصلة حول الحالة الحالية للعملية أو النظام.
- التخطيط التحليلي: تحليل البيانات لتحديد مجالات التحسين والحلول المحتملة.
- تحديد الأهداف: ضع أهدافًا محددة وقابلة للقياس للتحسين.
2. افعل (د)
- تنفيذ التغييرات: تنفيذ التغييرات المخطط لها على نطاق صغير، عادةً في بيئة خاضعة للرقابة أو تجريبية.
- تغييرات المستند: قم بتسجيل التغييرات التي تم إجراؤها، بما في ذلك أي انحرافات عن الخطة.
- تدريب الموظفين: توفير التدريب اللازم للموظفين المشاركين في تغييرات العملية.
- جمع البيانات: استمر في جمع البيانات لتقييم تأثير التغييرات.
3. تحقق (ج)
- قياس النتائج: تقييم نتائج التغييرات مقابل الأهداف المحددة.
- مقارنة البيانات: مقارنة بيانات ما بعد التنفيذ مع بيانات ما قبل التنفيذ لتحديد الاتجاهات أو التحسينات.
- تحليل الانحرافات: تحليل أي انحرافات عن الخطة وتحديد أسبابها.
- تقييم الفعالية: تقييم ما إذا كانت التغييرات لها التأثير المطلوب على العملية.
4. القانون (أ)
- توحيد التغييرات: إذا أثبتت التغييرات نجاحها، قم بتوحيدها ودمجها في العمليات المنتظمة.
- التنفيذ على نطاق واسع: توسيع التغييرات على نطاق أوسع أو عبر المؤسسة بأكملها.
- توثيق الدروس المستفادة: توثيق الدروس المستفادة أثناء عملية التحسين للرجوع إليها في المستقبل.
- ابدأ دورة جديدة: استخدم الأفكار المكتسبة لتوجيه التخطيط لدورة التحسين التالية.
إن دورة PDCA عبارة عن حلقة مستمرة، ويمكن للمؤسسات المرور بهذه الدورة بشكل متكرر، مما يؤدي إلى تحسين العمليات وتحسينها بمرور الوقت. يصبح التحسين المستمر قاعدة ثقافية، مما يشجع الابتكار المستمر والقدرة على التكيف داخل المنظمة.
نموذج آخر ملحوظ للتحسين المستمر هو إطار Lean Six Sigma، الذي يجمع بين مبادئ Lean (التي تركز على القضاء على الهدر) ومنهجيات Six Sigma (التي تهدف إلى الحد من العيوب والاختلاف). تعد عملية DMAIC (التعريف والقياس والتحليل والتحسين والتحكم) ضمن Lean Six Sigma نهجًا منظمًا آخر للتحسين المستمر.
تعد كل من دورة PDCA وLean Six Sigma بمثابة أطر عمل يمكن للمؤسسات تصميمها وفقًا لاحتياجاتها وسياقاتها المحددة، مما يعزز ثقافة التحسين المستمر والتميز المستدام.
اعرف المزيد: ما هي استراتيجية المحيط الأزرق؟
9 منهجية التحسين المستمر
توفر منهجيات التحسين المستمر أساليب منظمة للمؤسسات لتحسين عملياتها أو منتجاتها أو خدماتها بشكل منهجي مع مرور الوقت. فيما يلي بعض منهجيات التحسين المستمر المستخدمة على نطاق واسع:
1. PDCA (خطط، نفذ، تحقق، تصرف)
- التخطيط: تحديد الأهداف، وجمع البيانات، وتحليل البيانات، وتحديد الأهداف.
- افعل: تنفيذ التغييرات على نطاق صغير، وتوثيق التغييرات، وتدريب الموظفين، وجمع البيانات.
- التحقق: قياس النتائج ومقارنة البيانات وتحليل الانحرافات وتقييم الفعالية.
- الفعل: توحيد التغييرات، وتنفيذها على نطاق واسع، وتوثيق الدروس المستفادة، وبدء دورة جديدة. تعتبر دورة PDCA متكررة، مما يسمح للمؤسسات بتحسين عملياتها بشكل مستمر.
2. العجاف
- المبادئ: تهدف مبادئ Lean إلى القضاء على الهدر وتحسين العمليات وزيادة القيمة للعملاء.
- الأدوات: يتم استخدام أدوات مختلفة، مثل رسم خرائط تدفق القيمة، و5S (الفرز، والضبط بالترتيب، والتألق، والتوحيد، والاستدامة)، وكانبان، لتحديد الأنشطة التي لا تضيف قيمة في العمليات والقضاء عليها.
3. ستة سيجما
- DMAIC (التعريف والقياس والتحليل والتحسين والتحكم): نهج منظم لحل المشكلات ضمن ستة سيجما.
- التحديد: حدد المشكلة وأهداف المشروع ومتطلبات العملاء بوضوح.
- القياس: جمع البيانات ذات الصلة لإنشاء خط الأساس وقياس أداء العملية.
- التحليل: تحليل البيانات لتحديد الأسباب الجذرية للمشاكل.
- التحسين: تطوير وتنفيذ الحلول لمعالجة الأسباب الجذرية.
- التحكم: وضع تدابير الرقابة للحفاظ على التحسينات مع مرور الوقت.
4. كايزن
- الفلسفة: كايزن، وتعني “التغيير نحو الأفضل” باللغة اليابانية، هي فلسفة تؤكد على التحسين المستمر الذي يشمل الجميع في المنظمة.
- الأحداث: تجمع أحداث أو ورش عمل كايزن بين فرق متعددة الوظائف للتركيز على حل مشكلات محددة وتنفيذ التحسينات بسرعة.
5. إدارة الجودة الشاملة (TQM)
- المبادئ: إدارة الجودة الشاملة هي نهج إداري يركز على التحسين المستمر والتركيز على العملاء وإشراك الموظفين.
- التعلم المستمر: تعمل إدارة الجودة الشاملة على تعزيز ثقافة التعلم المستمر، حيث يتم تشجيع الموظفين على تحديد المشكلات ومعالجتها بشكل استباقي.
6. نظرية القيود (TOC)
- تحديد القيود: يركز TOC على تحديد وتخفيف القيود التي تحد من قدرة المنظمة على تحقيق أهدافها.
- خمس خطوات للتركيز: تتضمن خطوات التركيز الخمس لجدول المحتويات تحديد القيد، واستغلال القيد، وإخضاع كل شيء للقيد، ورفع القيد، وتكرار العملية.
7. هوشين كانري (نشر السياسة)
- المواءمة: يقوم هوشين كانري بمواءمة الأهداف التنظيمية مع أهداف الأقسام والمهام الفردية.
- المراجعة المستمرة: تتضمن المراجعة المستمرة وتعديل الخطط لضمان توافق الأنشطة مع الأهداف الإستراتيجية.
8. 5 أسباب
- تحليل السبب الجذري: اللماذات الخمسة هي تقنية بسيطة تتضمن طرح السؤال “لماذا؟” مرارا وتكرارا للتعمق في السبب الجذري للمشكلة.
- حل المشكلات: من خلال معالجة السبب الجذري، يمكن للمؤسسات منع تكرار المشكلات وتعزيز التحسين المستمر.
9. سكروم (إطار عمل رشيق)
- التكراري والتزايدي: Scrum هو إطار عمل مرن يسهل التطوير التكراري والتزايدي. ويتضمن مراجعات منتظمة واسترجاعًا لتشجيع التحسين المستمر.
قد تختار المنظمات اعتماد واحدة أو مجموعة من منهجيات التحسين المستمر هذه بناءً على احتياجاتها المحددة وصناعتها وثقافتها التنظيمية. والمفتاح هو تعزيز ثقافة التحسين المستمر، وإشراك الموظفين على جميع المستويات واستخدام المنهجيات المنظمة لدفع التغيير الإيجابي.
16 خطوة لعملية التحسين المستمر
تتضمن عملية التحسين المستمر جهدًا منظمًا ومستمرًا لتحسين المنتجات أو الخدمات أو العمليات بمرور الوقت. فيما يلي إطار عام يمكن للمؤسسات اتباعه لتنفيذ عملية التحسين المستمر:
الخطوة 1. تحديد الأهداف
توضيح أهداف وغايات جهود التحسين المستمر بوضوح. مواءمة أهداف التحسين مع الاستراتيجيات التنظيمية الشاملة واحتياجات العملاء.
الخطوة 2. إنشاء فريق متعدد الوظائف
قم بتجميع فريق متعدد الوظائف يضم ممثلين من مختلف الأقسام والمستويات. قم بتضمين أفراد ذوي مهارات ووجهات نظر متنوعة للمساهمة في عملية التحسين.
الخطوه 3. تحديد عمليات التحسين
تحديد العمليات أو الأنظمة أو المجالات المحددة التي تستهدف التحسين. ضع في اعتبارك تعليقات الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين في عملية تحديد الهوية.
الخطوة 4. تجميع البيانات وتحليلها
جمع البيانات ذات الصلة حول الوضع الحالي للعمليات المحددة. استخدم تقنيات تحليل البيانات لتحديد مجالات عدم الكفاءة أو الاختناقات أو فرص التحسين.
الخطوة 5. حدد أهداف التحسين
وضع أهداف محددة وقابلة للقياس للتحسين بناءً على تحليل البيانات. تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس التقدم والنجاح.
الخطوة 6. تطوير خطط التحسين
صياغة خطط تحدد التغييرات أو المبادرات أو المشاريع التي سيتم تنفيذها. التأكد من أن خطط التحسين تتماشى مع الأهداف والغايات المحددة.
الخطوة 7. التنفيذ (فعل)
تنفيذ التغييرات المخطط لها على نطاق صغير أو في بيئة خاضعة للرقابة. قم بتوثيق التغييرات التي تم إجراؤها، بما في ذلك أي تعديلات أو انحرافات عن الخطة الأولية.
v8. القياس والمراقبة
قياس نتائج التغييرات المنفذة مقابل الأهداف الموضوعة. مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم تأثير التحسينات.
الخطوة 9. ردود الفعل والتقييم
جمع التعليقات من الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة المشاركين في التغييرات أو المتأثرين بها. تقييم فعالية التحسينات المنفذة بناءً على التعليقات وتحليل البيانات.
الخطوة 10. ضبط وصقل
بناءً على التعليقات والتقييم، قم بإجراء تعديلات أو تحسينات على التغييرات التي تم تنفيذها. قم بالتكرار خلال دورة التحسين المستمر، وإجراء المزيد من التحسينات حسب الحاجة.
الخطوة 11. التقييس (قانون)
إذا أثبتت التحسينات نجاحها، قم بتوحيد التغييرات ودمجها في العمليات المنتظمة. توثيق العمليات الموحدة والتأكد من أنها تصبح جزءًا من إجراءات التشغيل القياسية.
الخطوة 12. زيادة
توسيع التحسينات الناجحة على نطاق أوسع أو عبر المؤسسة بأكملها. وضع خطة للتنفيذ الواسع النطاق للتغييرات الناجحة.
الخطوة 13. التدريب والتواصل
توفير التدريب والتواصل للموظفين حول التغييرات. تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على دراية بالتحسينات ويفهمون أدوارهم في استدامتها.
الخطوة 14. المراجعة والتوثيق
مراجعة أداء العمليات المحسنة بانتظام. توثيق الدروس المستفادة والنجاحات والتحديات للرجوع إليها في المستقبل.
الخطوة 15. التكامل الثقافي
تعزيز ثقافة التحسين المستمر داخل المنظمة. شجع الموظفين على تحديد فرص التحسين بشكل استباقي والمساهمة في عملية التحسين المستمر.
الخطوة 16. كرر الدورة
كرر دورة التحسين باستمرار، مع تحديد مجالات جديدة للتحسين والبناء على النجاحات السابقة. تبني عقلية التحسين المستمر كجزء من الثقافة التنظيمية.
ومن خلال اتباع عملية التحسين المستمر هذه، يمكن للمؤسسات إنشاء نهج منظم ومتكيف لتعزيز عملياتها، وزيادة الكفاءة، والبقاء مستجيبًا للاحتياجات والتحديات المتطورة.
اعرف المزيد: ما هي إدارة المشاريع؟
أمثلة على التحسين المستمر
التحسين المستمر هو فلسفة ومنهجية يمكن تطبيقها في مختلف الصناعات والعمليات. فيما يلي أمثلة لمبادرات التحسين المستمر في سياقات مختلفة:
- التصنيع: ممارسات التصنيع الخالي من الهدر: تنفيذ مبادئ الخالي من الهدر، مثل Kanban، و5S (الفرز، والترتيب، والتألق، والتوحيد، والاستدامة)، ورسم خرائط تدفق القيمة، للتخلص من الهدر، وتحسين الكفاءة، وتحسين عمليات الإنتاج.
- الرعاية الصحية: تقليل أوقات انتظار المرضى: تحليل تدفق المرضى وتنفيذ التغييرات لتقليل أوقات الانتظار في مرافق الرعاية الصحية، وتحسين تجربة المريض بشكل عام.
- تطوير البرمجيات: منهجيات رشيقة: اعتماد منهجيات رشيقة، مثل Scrum، لتمكين التطوير التكراري والتعاون المتكرر والتغذية الراجعة المستمرة، مما يؤدي إلى عمليات تطوير برمجيات أسرع وأكثر تكيفًا.
- خدمة العملاء: تنفيذ أنظمة ملاحظات العملاء: إنشاء أنظمة لجمع وتحليل ملاحظات العملاء، باستخدام الرؤى لإجراء تحسينات مستمرة في عمليات خدمة العملاء، والتواصل، والاستجابة.
- إدارة سلسلة التوريد: تطبيق تقنية RFID: دمج تقنية RFID (تحديد الترددات الراديوية) لتعزيز رؤية سلسلة التوريد، وتقليل الأخطاء، وتحسين إدارة المخزون، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة وتوفير التكاليف.
- التعليم: تنفيذ التدريس المبني على البيانات: استخدام تحليلات البيانات لتقييم أداء الطلاب وتحديد مجالات التحسين وضبط استراتيجيات التدريس، مما يؤدي إلى التحسين المستمر في النتائج التعليمية.
- البيع بالتجزئة: تحسين إدارة المخزون: استخدام تحليلات البيانات والتكنولوجيا لتحسين مستويات المخزون، وتقليل المخزون، وتعزيز عمليات تلبية الطلبات، مما يؤدي إلى تحسين رضا العملاء والكفاءة التشغيلية.
- الموارد البشرية: برامج تدريب الموظفين: تطوير برامج التدريب وتحديثها بانتظام لتعزيز مهارات ومعرفة الموظفين، وضمان مواكبة اتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات.
- البناء: مبادرات تحسين السلامة: تنفيذ عمليات تدقيق منتظمة للسلامة، وبرامج تدريبية، ودمج تقنيات السلامة الجديدة لتحسين السلامة في مكان العمل بشكل مستمر وتقليل عدد الحوادث.
- الخدمات المالية: أتمتة العمليات: أتمتة العمليات المالية الروتينية، مثل تسوية الحساب ومعالجة المعاملات، لتحسين الدقة وتقليل الأخطاء اليدوية وتعزيز الكفاءة العامة.
- الاتصالات: تحسين الشبكة: التحسين المستمر للبنية التحتية للشبكة لتحسين الأداء وتقليل وقت التوقف عن العمل وتحسين الجودة الشاملة لخدمات الاتصالات.
- الضيافة: تعزيز تجربة الضيوف: جمع وتحليل تعليقات الضيوف لتحديد مجالات التحسين في الخدمات والمرافق وتجربة الضيوف الشاملة، مما يؤدي إلى زيادة رضا العملاء وولائهم.
- قطاع الطاقة: برامج كفاءة الطاقة: تنفيذ برامج كفاءة الطاقة، وتقييم وتحديث المعدات بانتظام، وتبني ممارسات مستدامة للحد من استهلاك الطاقة والأثر البيئي.
- التسويق: اختبار أ/ب وتحسين الحملة: إجراء اختبار أ/ب للحملات التسويقية، وتحليل النتائج، وتحسين الاستراتيجيات بشكل متكرر بناءً على بيانات الأداء لتحقيق نتائج أفضل وعائد على الاستثمار.
- الخدمات الحكومية: تبسيط عمليات الحصول على التصاريح: تبسيط وتبسيط عمليات طلب التصاريح الحكومية، وتقليل المعاملات الورقية، وتحسين الكفاءة العامة للخدمات المقدمة للجمهور.
توضح هذه الأمثلة التطبيقات المتنوعة للتحسين المستمر عبر مختلف الصناعات والوظائف، مما يوضح القدرة على التكيف وفعالية منهجيات التحسين المستمر.
اعرف المزيد: ما هو تحليل الاتجاه؟
